কাজে নামার আগে: তিনটি মিল পরীক্ষা
এটি কাজ গুছানোর তালিকা; প্রযোজ্য সরকারি শর্তের ব্যাখ্যা নিচের লেখায় ও সূত্রে দেখুন।
| যা দেখবেন | যেভাবে প্রস্তুত হবেন |
|---|---|
| ঘটনা | সভা বা নিয়োগের প্রাসঙ্গিক তারিখ |
| দায়িত্ব | কে নথি তৈরি ও তথ্য যাচাই করবেন |
| সমাপ্তি | দাখিলের রসিদ কোথায় রাখা হবে |
কোম্পানি নিবন্ধনের পর বার্ষিক RJSC filing-এর কাজও থাকে। AGM, শেয়ারহোল্ডারের তথ্য, আর্থিক বিবরণী ও অডিটরের নোটিশের সময় এক নয়। শুরুতেই দায়িত্ব ও সময়সূচি লিখে রাখলে পুরোনো বছরের রিটার্ন জমে থাকার ঝুঁকি কমে। এই গাইড সাধারণ প্রাইভেট কোম্পানির জন্য।
কোন কাগজের সময়সীমা কখন
| নথি | সাধারণ সময়সীমা |
|---|---|
| Schedule X | AGM-এর ২১ দিনের মধ্যে |
| Balance Sheet ও Profit and Loss Account | AGM-এ উপস্থাপনের ৩০ দিনের মধ্যে; AGM না হলে নিচের বিশেষ নিয়ম প্রযোজ্য |
| Form 23B: অডিটরের নোটিশ | অডিটরের কাছে নিয়োগের সংবাদ পৌঁছানোর ৩০ দিনের মধ্যে |
কোম্পানী আইন, ১৯৯৪-এর ধারা ৩৬(৩), ১৯০ ও ২১০ অনুযায়ী এই সময়সীমাগুলোর ভিত্তি আলাদা। ধারা ২১০(১) অনুসারে AGM-এ নিযুক্ত অডিটরকে কোম্পানি নিয়োগের সাত দিনের মধ্যে সংবাদ দেবে। অডিটর সেই সংবাদ পাওয়ার ৩০ দিনের মধ্যে নিয়োগ গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যানের বিষয়ে রেজিস্ট্রারকে জানাবেন।
AGM অনুষ্ঠিত না হলে আর্থিক বিবরণী দাখিলের দায় শেষ হয় না: ধারা ১৯০ অনুযায়ী, AGM করার শেষ নির্ধারিত দিনের পরবর্তী ৩০ দিনের মধ্যে দাখিল করতে হয়। AGM না হওয়া বা বিবরণী গৃহীত না হওয়ার ক্ষেত্রে তার তথ্য ও কারণসংবলিত বিবৃতিও দিতে হয়। বিশেষ আদেশ বা আইনসম্মত সময়বৃদ্ধি থাকলে তা বিবেচনায় নিন।
কাজ ভাগ করার সহজ উপায়
ব্যবস্থাপনা AGM ও সিদ্ধান্তের নথি দেবে, হিসাব বিভাগ আর্থিক তথ্য প্রস্তুত করবে, অডিটর নিজের দায়িত্বের অংশ সম্পন্ন করবেন এবং দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি দাখিলের প্রমাণ রাখবেন। “অডিট হয়েছে” বা “ফি দেওয়া হয়েছে” দিয়ে সব filing শেষ হয়েছে ধরে নেওয়া যাবে না।
বার্ষিক রিটার্ন ও পরিবর্তনসংক্রান্ত রিটার্ন
বার্ষিক দাখিলে কোম্পানির নির্দিষ্ট তথ্য ও আর্থিক বিবরণী জমা দেওয়া হয়। পরিচালক, ঠিকানা বা শেয়ারের পরিবর্তনের কারণে আলাদা দাখিল প্রয়োজন হতে পারে। প্রতিটি পরিবর্তনের জন্য প্রযোজ্য ফরম ও সময়সীমা পৃথকভাবে দেখুন।
Schedule X-এ কী থাকে
Schedule X-এ শেয়ার মূলধনের বার্ষিক সারসংক্ষেপ এবং শেয়ারহোল্ডার ও পরিচালকদের তালিকা থাকে। AGM-এর তথ্যের সঙ্গে সংশ্লিষ্ট রেজিস্টার মিলিয়ে ফরম প্রস্তুত করুন।
আর্থিক বিবরণীর তথ্য মিলিয়ে নিন
দাখিলের আর্থিক বিবরণীর সঙ্গে AGM-এ উপস্থাপিত ও গৃহীত বিবরণীর মিল রাখুন। অডিট প্রতিবেদন, হিসাবের সময়কাল এবং কোম্পানির রেকর্ড একসঙ্গে পরীক্ষা করুন।
একটি উদাহরণ
ধরা যাক, একটি কোম্পানি AGM করেছে, কিন্তু আগের মাসের পরিচালক পরিবর্তনের দাখিল এখনও বাকি। বার্ষিক রিটার্ন জমা দিলেই সেই পরিবর্তনের কাজ সম্পন্ন হয় না। বকেয়া কাজের তালিকায় দুটি দাখিল আলাদা রাখুন।
দাখিলের আগে যা মিলিয়ে নেবেন
- শেয়ার মূলধন ও রেজিস্টারের মিল
- শেয়ার হস্তান্তর বা বরাদ্দের হালনাগাদ তথ্য
- পরিচালকের তালিকা ও সংশ্লিষ্ট দাখিল
- AGM-এর তারিখ ও কার্যবিবরণী
- আর্থিক বিবরণীর সময়কাল
- অডিটর নিয়োগের প্রমাণ
- নিবন্ধিত অফিসের তথ্য
পুরোনো রিটার্ন বাকি থাকলে
একাধিক বছরের দাখিল বাকি থাকলে বছরভিত্তিক ঘাটতির তালিকা করুন। কোন বার্ষিক রিটার্ন, আর্থিক বিবরণী বা পরিবর্তনের ফরম বাদ পড়েছে তা চিহ্নিত করুন। বর্তমান ফি, বিলম্বের দায় এবং দাখিলের পদ্ধতি RJSC-এর সঙ্গে মিলিয়ে নিন।
দাখিলের প্রমাণ সংরক্ষণ করুন
দাখিল করা ফরম, প্রাপ্তিস্বীকার, পেমেন্ট রসিদ, সংশ্লিষ্ট সিদ্ধান্তের নথি ও পোর্টালের স্ট্যাটাস সংরক্ষণ করুন। কেবল পরামর্শকের ইমেইলে কপি না রেখে কোম্পানির নিয়ন্ত্রণেও রেকর্ড রাখুন।
যে ভুলগুলো এড়াবেন
- বার্ষিক দাখিল ও পরিবর্তনসংক্রান্ত দাখিল গুলিয়ে ফেলা
- AGM-এর তথ্যের সঙ্গে Schedule X-এর অমিল
- আর্থিক বিবরণীর সময়কাল ভুল লেখা
- পরিচালক বদলালেও Form XII ও প্রযোজ্য পরিবর্তনের দাখিল যাচাই না করা
- দাখিলের প্রাপ্তিস্বীকার সংরক্ষণ না করা
প্রায়ই যে প্রশ্নগুলো আসে
Form 23B কি AGM-এর ৩০ দিনের মধ্যে?
কোম্পানী আইনের ধারা ২১০(২) অনুযায়ী সময় গণনার ভিত্তি অডিটরের কাছে নিয়োগের সংবাদ পৌঁছানো। একে AGM-ভিত্তিক সময়সীমার সঙ্গে মেলাবেন না।
ব্যবসা বন্ধ থাকলে filing বাদ দেওয়া যায়?
শুধু লেনদেন না থাকা দিয়ে সিদ্ধান্ত হয় না। কোম্পানির আইনগত অবস্থা ও প্রযোজ্য বাধ্যবাধকতা পর্যালোচনা করুন।
বার্ষিক রিটার্ন দিলে director change-ও হয়ে যাবে?
না। পরিবর্তনসংক্রান্ত প্রযোজ্য দাখিল আলাদাভাবে অনুসরণ করতে হয়।
বার্ষিক দাখিলের কাজ গুছিয়ে নিন
সর্বশেষ দাখিলের রসিদ, সভার তারিখ ও বাকি নথির তালিকা নিয়ে কর্পোরেট কমপ্লায়েন্স পরামর্শ নিন.
সম্পর্কিত গাইড
সরকারি সূত্র
লেখক পরিচিতি
Md. Abdur Razzaq, ACCA
প্রতিষ্ঠাতা ও মেন্টর, VATCONS BD
কর ও ভ্যাটের জটিল বিষয় সহজভাবে বুঝতে করদাতা, উদ্যোক্তা ও পেশাজীবীদের সহায়তা করেন। তাঁর শেখানোর কেন্দ্রে থাকে প্রয়োজনীয় নথি, হিসাবের মিল এবং বাস্তবে কাজ করার প্রস্তুতি।
কোম্পানির নিয়মিত দাখিলের কাজ গুছিয়ে রাখতে তারিখ, নথি ও দায়িত্বের সমন্বয় প্রয়োজন। এই ব্লগে সেই প্রস্তুতি ও দাখিলের প্রমাণ সংরক্ষণের বিষয়টি তুলে ধরা হয়েছে।
সম্পাদনা ও বিন্যাস হালনাগাদ: ১০ সেপ্টেম্বর ২০২৬। প্রযোজ্য নিয়ম মিলিয়ে নিতে উপরের সরকারি সূত্র দেখুন।